ビジネスでG-suiteを導入する企業がかなり増えてきてます。新しくクラウドプラットフォームを使うユーザーは、どのような準備をすればいいのか、どういった機能が使えるのか悩むべき点が多く存在します。
オンラインクラウドはセキュリティにおける不安や操作方法を懸念して、導入に反発する人が少なからずおります。職場にいるメンバーに理解をしてもらい、広くシステムを普及させるために戦略的な説明をしていく必要があります。
実際に職場でクラウドサービスの普及へ向けて準備したことをまとめておきます。
PCの共有フォルダとグーグルドライブの違い
クラウドに期待する代表的な機能として、データの共有があります。Googleのクラウドストレージサービスは「グーグルドライブ」です。個人用の無料アカウントの場合、容量15GBにて利用することができます。一方有料プラン（ベーシックプランのみ30GBの制限）であるG-suiteの場合、クラウドストレージの容量が無制限になります。
肝心のセキュリティはGoogleによって守られているので、オンラインで扱う強力なバックアップとして使えます。
個人用に保管するフォルダがマイドライブ、組織で共有するフォルダがチームドライブです。チームドライブは任意のメンバー間で共有することができ、必要に応じてフォルダ数を追加できます。
共有設定はフォルダごとになり、アップロードやダウンロードの制限を加えることができます。設定対象は親フォルダのみなので、データの機密性に応じて細分化したいときは複数チームドライブを生成しておく必要があります。
注意したいのが「ファイルの保管場所」と「ファイルの削除」です。前述の通り、権限はフォルダごとに設定を変えれますが、削除はフォルダ内で「コンテンツ管理者」以上のときに削除できます。チームドライブから削除したファイルは同ドライブの「ゴミ箱」へ30日間保管されます。
もし、他人のマイドライブから共有されている場合、ファイル削除しようとすると、消えるのはフォルダの表示のみでありファイル本体はサーバー上で残ります。
Windowsなど、ソコン同士で共有している場合、ファイル削除すれば全員からファイルが消えます。コンテンツ管理者であってもファイル削除は直ちに消えるわけでなく「ゴミ箱」へ移動します。
サーバーに残るという概念があるので、完全に消したい場合は権限のあるフォルダなのかゴミ箱に残っていないか確認しましょう。
Office系ファイルの取扱い
WordやExcel、Power PointといったMicrosoftのOfficeで作成した資料は、グーグルドライブ内で編集することができます。クラウドで共同編集ができるので1つのファイルを複数人で制作するときは便利です。注意点はMicrosoftのOfficeファイルをオンラインで編集すると、それぞれGoogleドキュメント、Googleスプレッドシート、Google スライドというファイル形式で新しく保存されます。つまり、新しく生成されたファイルとオリジナルの形式の2つがフォルダ内に存在するようになります。
もし、同じファイル名がフォルダ内に2つあると編集者はどちらを選択すればよいか迷ってしまうので、共同編集するときはオリジナルを個人用のマイドライブのみにしておきましょう。
あと共同編集でファイルを操作する場合、オンラインのみで編集するのかダウンロードしてから編集するのか事前にルールを設定しておく必要があります。
例えばある人がオンラインで編集していて、別の人が違うバージョンをアップロードしてしまうと、ファイルが競合して編集内容をうまく反映できないかもしれません。
ファイル編集をどのようにするのか、あらかじめフォルダ単位で「編集不可」、「オンラインの編集可」などの名称を付けると判別しやすくなります。
グーグル専用のファイル形式は個別ファイル単位で編集権を設定できるので、複雑な構造でなければOfficeファイルは積極的に変換するのが良いかもしれません。
社内のお知らせで役立つgoogleサイト
チームドライブからメッセージをメールで送れますがルールやアップデートした説明を掲示するのに便利なのがgoogleサイトです。
Webページの設定が未経験でも直感的に設定できるインターフェースで扱いやすいです。逆にwordpressなど慣れた人が見るとページ設定が独特です。
現時点では「カテゴリ」や「タブ」付けを設定できないため、サブページの配置をあらかじめ決定しておく必要があります。
まとめ
Googleの提供するサービスは数多くあります。一度に全ての機能を使いこなそうとすると無理が出るので組織で使いやすい機能をピックアップして取り上げました。
全員が編集できなくしてデータ管理、機密性の保持として環境を作る方法もありますが、生産性の向上を図るために編集権を残して使いやすい環境を整備すれば大幅に作業効率を上げれます。これからG-suiteを使う方やまだ不慣れな方に参考になれば幸いです。
